Termos e Condições de Utilização das soluções Cloud da Koolsite
A Koolsite – Soluções Informáticas apresenta um conjunto de serviços informáticos destinado a apoiar o Mediador de Seguros.
O objeto das presentes condições é a definição das regras de acesso bem como das funcionalidades disponíveis para o Cliente, também designado por utilizador, através da abertura de uma conta na KOOLSITE para utilização de serviços da aplicação de Mediação de Seguros na modalidade Cloud.
Aspectos Fundamentais
Disponibilização através da Internet do uso software Koolsite para a Actividade de Mediação de Seguros. Armazenamento dos Dados em robustos servidores com alto nível de segurança, serviço de backup e restore num elevado nível de disponibilidade. Utilização dos Webservices das seguradoras com as quais a Koolsite tem acordado o desenvolvimento da integração de uso destes serviços com a sua solução para mediadores.
Potencialidade da Solução
Gestão de Dados de Entidades (Mediadores, Utilizadores, Colaboradores, Companhias de Seguros, Instituições Bancárias, Prestadores de Serviços, Clientes Particulares, Clientes Empresas); Documentos Digitais (Repositório, Consulta; Geração); Mapeamento de Moradas;Produção(Simulações, Gestão de Certificados Provisórios, Propostas, Inserção de Carteira, Gestão de Carta Verde); Sinistros (Avisos, Acompanhamento de Sinistros, Indemnizações); Opções de Tesouraria (Inserção de Guias de Remessa de Recibos, Guias de entrega a colaboradores, Operações de Caixa, Controlo de cobranças de colaboradores, Fecho de cobranças de colaboradores, Prestação de contas com Companhias, Controlo de Depósitos Bancários, Gestão da “Conta Cliente”, Documentos de Controlo); Consultas(Fichas Cliente, Carteira, Apólices, Recibos, Sinistros); Resumos (Carteira, Carteira por Produto, Propostas, Propostas por Produto); Relatórios / Estatísticas (Produção, Sinistros, Comparativas ano anterior, Comparativas com previsão, Personalizadas); CRM – Comunicações (Documentos Predefinidos, Mensagem e-mail predefinidas, SMS predefinidos e SMS com texto livre, Campanhas Promocionais a segmentos específicos); Workflow; Agenda; Alojamento do Site do Mediador (Site Institucional; Área de Clientes); Apoio ao Cliente On-line (Acesso área de utilizadores da Koolsite, Registo de incidências/sugestões com designação automática de número de referência, Acompanhamento da situação das incidências/sugestões, Capacidade de junção de documentos digitais (Word, Excel, PDF, imagens) na incidência/sugestão, Aviso automáticos via e-mail/SMS da mudança da situação das incidências/sugestões).
As funcionalidades especificas disponíveis para cada utilizador variam consoante a modalidade da sua adesão ao serviço.
Benefícios
Eliminação de duplicação de trabalho com as Entidades Intervenientes mediante o uso de Web Services se protocolado, a automatização de transacções comerciais ou mediante inserção automática através de suportes digitais fornecidos. Eliminação de erros na introdução de dados. Mobilidade, acesso em qualquer parte do mundo, acesso por dispositivo móvel. Aumento da Produtividade. Qualidade do Serviço. Satisfação de Cliente. Vantagem Competitiva.
Modalidades de Adesão
Existem três modalidades de adesão: 1- Adesão através de Registo de utilizador no site da Koolsite; 2- Contratação de Serviços através de estudo prévio das necessidades do utilizador; 3- Subscrição de Serviços através da Loja Online
Funcionalidades, limites de utilização e condições de acordo com a Modalidade de Adesão
Modalidade 1
Funcionalidades:
Utilização dos Webservices das seguradoras com as quais a Koolsite tem integração e com as quais o mediador tem protocolo. As funcionalidades dependerão das dados e serviços disponibilizados pelas seguradoras mediante o estabelecido entre estas e o mediador. O sistema permite ao mediador introduzir as suas credenciais, fornecidas pelas seguradoras, para utilização dos serviços referidos. A autorização depende exclusivamente das companhias de seguros de acordo com as suas políticas comerciais, de segurança, etc.
Limites de utilização total
Condições
Ao registar-se o utilizador declara implicitamente que é uma pessoa/entidade devidamente autorizada pelas autoridades próprias para o exercício da actividade de mediação de seguros em Portugal. O serviço poderá ser suspenso de imediato caso surjam dúvidas sobre a boa utilização dos serviços de acordo com as condições indicadas.
O Utilizador é o único responsável pelo cumprimento dos requisitos de privacidade estabelecida de acordo com a Lei de Protecção de Dados vigente na UE e dos protocolos que tenha com as seguradoras. O Utilizador é o único responsável pela garantia do cumprimento das exigências legais resultantes da sua actividade como mediador de seguros. O Utilizador, como mediador de seguros, é o único responsável perante os seus clientes.
Este serviço não tem custo para o utilizador. A responsabilidade, pela utilização das funcionalidades disponibilizadas sem custo, não acarreta nenhuma responsabilidade para a Koolsite, podendo a Koolsite suspender a disponibilização do serviço nos termos indicados com um aviso prévio de 60 dias.
A utilização do serviço na modalidade 1 terá a duração de um ano com os termos e condições indicados. Findo esse ano o utilizador para continuar a utilizar o serviço deverá proceder à alteração através da subscrição do serviço na modalidade 2 ou 3. No caso do utilizador não proceder ou optar por não proceder a esta alteração de subscrição a conta existente na modalidade 1 será suspensa.
Modalidade 2
Funcionalidades
As constantes em contrato efectuado entre as partes
Limites
Os constantes em contrato efectuado entre as partes
Condições
As constantes em contrato efectuado entre as partes
Modalidade 3
Funcionalidades:
Básicas
Gestão de Entidades(Mediadores, Utilizadores, Colaboradores, Companhias de Seguros, Instituições Bancárias, Prestadores de Serviços, Clientes Particulares e Empresas, Anexar / Consultar documentos digitais, Localização GPS); Produção (Inserção de Carteira, Inserção Automática de Carteira com Companhias que disponibilizem Webservice (clientes, apólices, recibos, sinistros, documentos digitalizados), Pedido Simulações, Pedido de Certificados Provisórios, Gestão de Propostas, Pedido Carta Verde); Sinistros (Acompanhamento de Sinistros, Indemnizações); Cobrança de Prémios (Guias de Remessa de Recibos, Relação de Cobranças com Seguradoras, Guias de entrega a colaboradores, Controlo de cobranças de colaboradores, Controlo de Comissões do Colaborador); Opções de Tesouraria (Controlo de Caixa, Controlo de Depósitos Bancários, Prestação de Contas, Prestação de Contas Web Service com Companhias que o disponibilizem, Liquidação de Contas com Companhias, Controlo de Comissões); Consultas (Consulta de Fichas Cliente, Consulta de Carteira, Resumo Carteira e Propostas); Relatórios / Estatísticas (Relatórios de Produção, Relatórios de Sinistros, Estatísticas comparativas ano anterior, Estatísticas comparativas com previsão, Estatísticas Personalizadas); Comunicações (Documentos Predefinidos, Mensagem e-mail predefinidas, SMS predefinidos, SMS incluídos segundo o volume de carteira [Nível 1 – 30; Nível 2 – 60; Nível 3 – 100; Nível 4 – 200; Nível 5 – 400] os SMS que ultrapassem o plano subscrito serão cobrados com valor unitário de 0,07 € SMS enviado para Redes Móveis Nacionais (este valor pode aumentar no caso de aumento por parte do operador]); Alojamento do Site Institucional do Mediador, quaisquer outros serviços a fornecer, tais como a criação do website, registo de domínio e/ou criação de logótipo serão alvo de orçamentação e adjudicação em separado.
Opcionais
As funcionalidades opcionais que a Koolsite coloca ao dispor do cliente obedecem a alguns critérios que de seguida se enumeram e que deverão ser observados em caso de subscrição: Registo de Domínio – A Koolsite procede de acordo com o pedido do cliente ao registo do domínio solicitado pelo cliente sendo necessário o envio por parte do cliente de cópia do Registro Comercial, no caso do registro de domínios “.pt” é obrigatório que este seja de acordo com o nome da empresa, caso contrário será necessário proceder ao registro de marca. Elaboração de Logotipo– De acordo com as especificações fornecidas pelo cliente a Koolsite pode elaborar o logotipo corporativo do cliente que será fornecido nos diferentes formatos. Elaboração deWebsite– Após fornecidas pelo cliente as informações consideradas essenciais para iniciar o trabalho de criação da página web, serão enviadas três propostas para análise e adaptação às reais necessidade e vontade do cliente.
Limites
De acordo com as opções selecionadas na ordem de compra na Loja Online
Condições
Adesão do Cliente
O CLIENTE, ao finalizar a sua encomenda e ao efectuar o respectivo pagamento confirma que concorda e subscreve as condições constantes do presente documento, bem como confirma que tomou conhecimento e concorda com as condições expressas no documento “Termos e Condições de Utilização das soluções Cloud da Koolsite”.
Após confirmação do pagamento o cliente passará a ter acesso ao seu ambiente de trabalho, através da disponibilização das funcionalidades nos servidores ou outras que tenham sido acordadas. No mesmo momento em que efectua o pagamento da primeira mensalidade o cliente deve proceder ao pagamento de todas as funcionalidades extra que subscreveu.
O cliente receberá de maneira confidencial, após confirmação de pagamento, os dados (Utilizador e password) que deverá introduzir no momento do acesso. Como medida de segurança a primeira vez que o cliente se conecte ao sistema, deverá modificar a password de acesso.
O cliente é responsável pela sua própria gestão de utilizadores, fica sob a sua responsabilidade a criação de contas de utilizador e a atribuição de chaves (passwords) para os referidos utilizadores.
O cliente assume inteira responsabilidade, perante a Koolsite, perante as seguradoras e perante os seus próprios clientes pela utilização feita por qualquer utilizador que tenha sido por si autorizado.
Pagamento e Faturação
O valor dos serviços subscritos será pago, acrescido do I.V.A. à taxa em vigor, de acordo com o período de pagamento indicado no momento da adesão, em todos os casos será prévio à prestação do serviço do dito período, sendo a fatura enviada por meios eletrónicos após a boa cobrança. Em caso de falta de pagamento a Koolsite poderá proceder à suspensão do serviço. O Cliente poderá mudar a subscrição em qualquer momento unicamente com um incremento do serviço e do valor a pagar. Sendo calculada a diferença pro rata entre os dias ainda por consumir do serviço/período. Nos períodos seguintes será pago o valor resultante da alteração.
Meios de Pagamento
Subscrição Paypal
Transferência Bancaria, unicamente disponível para pagamentos superiores a 100,00 €
Duração
A subscrição dos serviços terá uma duração de 12 meses a partir da confirmação do mesmo, renovando-se automaticamente por iguais períodos, a menos que uma parte notifique a outra com três meses de antecedência do seu interesse em não efetuar a renovação. Em caso de renovação, os preços serão ajustados anualmente segundo o índice de preços ao consumidor publicado pelo INE. É excepção à renovação automática referida os serviços integrantes na modalidade 1 que obedecem a termos próprios devendo o utilizador, para continuar a utilizar o serviço, subscrever serviços na modalidade 2 ou 3.
Jurisdição: Todas as subscrições realizadas através da Loja Online consideram-se realizadas na sede social de KOOLSITE, sem prejuízo do local onde se emitam as ordens ou onde seja a residência do cliente. Para quaisquer litígios emergentes da aplicação ou interpretação do Acordo de Subscrição será competente o foro da Comarca de Sintra, renunciando-se expressamente a qualquer outro.
O cliente declara conhecer as condições por que se rege o presente acordo bem como o conteúdo dos Termos e Condições de Utilização das soluções Cloud da Koolsite que aceita sem reservas declarando que ao confirmar a ordem de compra e ao efetuar o pagamento dos serviços subscritos este terá o mesmo valor e efeitos legais que a assinatura escrita produzindo efeitos jurídicos, pelo que a KOOLSITE o considerará legitimo. O cliente aceita o valor como prova do registo eletrónico e da operação efetuada.
Condições Gerais aplicável a todas as Modalidades de Adesão
Através deste serviço Cloud, o cliente acede de modo seguro aos serviços de gestão de dados das aplicações que tenha contratado ou contrate no futuro com a KOOLSITE.
Os dados fornecidos pelo cliente armazenados nos servidores da KOOLSITE são propriedade exclusiva do próprio cliente. As operações realizadas através deste serviço estão sujeitas a termos e condições particulares de acordo com a natureza particular de cada serviço ou aplicação, na modalidade ou versão que se contrate.
O Serviço Cloud oferecido pela KOOLSITE, é suportado por um protocolo com a IBM Cloud que presta serviços e soluções de comunicação e informação para o mercado empresarial a nível mundial.
Obrigações das partes
Por parte da KOOLSITE: Garantir a confidencialidade da password de acesso; Revogar a password assim que o CLIENTE o solicite; Não será imputável à KOOLSITE a responsabilidade por demoras ou deficiências no serviço cuja responsabilidade seja imputável a terceiros, avaria ou mal funcionamento das linhas de comunicações.
Por parte do cliente: Guardar a password de acesso, pessoal e intransmissível, de maneira que assegure a sua confidencialidade e uso correto. A KOOLSITE ficará excluída da responsabilidade que poderá derivar da incorreta utilização das passwords e palavras de acesso por terceiras pessoas, ou por causa de força maior; No caso de perda, roubo bem como no caso de suspeita que alguma password possa ser do conhecimento de terceiros, o cliente deverá efetuar a mudança da password no mais curto espaço de tempo possível; Comunicar à KOOLSITE qualquer anomalia que se detete no uso do serviço; O cliente obriga-se a fazer uso dos programas unicamente para conduzir e/ou suportar as suas próprias operações; Permitir à KOOLSITE que possa utilizar o nome do cliente e seu logótipo como referência em futuras propostas, material publicitário e/ou promocionais, durante a vigência do presente acordo.
Nenhuma das partes será responsável por danos resultantes da ocorrência de situações de força maior, ou seja, situações de natureza extraordinária ou imprevisível, exteriores às partes e que por elas não possam ser controladas, tais como guerra (declarada ou não), tumulto, insurreição civil, catástrofes naturais, greves, incêndios, inundações, explosões, decisões governamentais ou outras situações não controláveis pelas partes.
Validade das operações: A password de acesso introduzida pelo CLIENTE ou pelos utilizadores por ele designados, ao efetuar uma operação terá o mesmo valor e efeitos legais que a assinatura escrita produzindo efeitos jurídicos, pelo que a KOOLSITE a considerará legitima para cumprir ordens recebidas através do Serviço. O cliente aceita o valor como prova do registo eletrónico e da operação efetuada.
Segurança: A introdução errada por três vezes consecutivas duma password de acesso provocará o bloqueio ao serviço, estando o cliente obrigado a iniciar novamente os procedimentos para uma nova concessão.
Bases de dados: A aplicação de mediação de seguros da Koolsite opera na modalidade “Master Slave”, o que significa que são executadas réplicas de bases de dados à medida das alterações ocorridas. Adicionalmente a Koolsite têm contratado serviços programados de cópias de dados segundo as seguintes características: Cópias diárias incrementáveis com retenção de 3 semanas; Cópias completas semanais ao sábado e ao domingo com retenção de 4 semanas e dois dias.
Nível de Serviço de Operacional: Para garantir o maior nível de serviço, Koolsite baseia-se num conjunto de características e funcionalidades: Duplicidade de servidores aplicativos; Duplicidade de servidores de bases de dados; Duplicidade de dispositivos de armazenamento de dados; Protocolo com fornecedor de data center líder no país; Em caso de interrupção do serviço, a Koolsite prevê restabelecer o mesmo no mínimo prazo a que corresponda a aplicação das medidas de segurança adotadas, bem como as garantias apresentadas pelo fornecedor de serviço de data center reconhecido no mercado.
Nível de Serviço de Assistência: É disponibilizado um serviço de suporte que permite ao cliente reportar incidências, decorrentes da utilização do serviço, durante 24 horas por dia. O sistema atribui imediatamente um número associado que permite ao cliente acompanhar a resolução do mesmo. No caso de se verificar que a incidência registada é consequência de um mau funcionamento da aplicação, a Koolsite compromete-se resolver o problema no prazo 5 dias úteis para os utilizadores da Modalidade 2 e Modalidade 3. No caso da Modalidade 1 não existe esse compromisso.
Confidencialidade: As Partes obrigam-se a tratar e a manter como absolutamente confidenciais as informações privilegiadas a que tenham acesso ao abrigo do presente contrato, bem como a utilizá-las única e exclusivamente para efeitos do mesmo, abstendo-se, independentemente dos fins, de qualquer uso fora deste contexto, quer em benefício próprio, quer de terceiros.
O cliente, em seu nome e dos seus sócios, gerentes, empregados, agentes e representantes, reconhece que tem acesso a informações, materiais, dados, ideias, métodos de operar que constituem de alguma forma acesso a informação confidencial que só pode ser utilizada para os fins descritos neste acordo. Esta obrigação de confidencialidade mantém-se durante a vigência e após a cessação do presente acordo.
A KOOLSITE em seu nome e dos seus sócios, gerentes, funcionários e representantes, obriga-se a não revelar ou de qualquer forma, disponibilizar, facilitar ou criar condições para o conhecimento por parte de terceiros, de qualquer informação confidencial relacionada com o Cliente. Esta obrigação de confidencialidade mantém-se durante a vigência e após a cessação do presente acordo.
A informação que consta nas bases de dados está sujeita a condições de protecção e cópias de segurança efetuadas pelo fornecedor de infraestruturas mencionado no presente acordo.
Tratamento informático de dados pessoais: Os dados pessoais que se solicitem para a execução das distintas operações disponíveis no serviço são necessários e imprescindíveis para o estabelecimento e desenvolvimento das relações contratuais com a KOOLSITE, responsáveis dos ficheiros e encarregue do seu tratamento e, como tal, entendem-se voluntariamente facilitados pelo cliente que aceita e presta o seu consentimento para que sejam objeto de tratamento informático, podendo o seu titular ter direitos de oposição, acesso, retificação e cancelamento conforme o previsto na Lei, na sede social de KOOLSITE. Estes dados podem ser utilizados, salvo quando o cliente se manifeste em contrário, para dar a conhecer ofertas de produtos e serviços das sociedades filiais.
Declaração de Privacidade
A Koolsite – Soluções Informáticas adota as adequadas medidas de segurança de protecção de Dados e instala todos os meios e medidas técnicas ao seu alcance para evitar a perda, mau uso, alteração, acesso não autorizado e roubo dos Dados do Cliente que serão tratados em consequência dos serviços definidos na presente proposta
Exclusão de garantias, limitações da responsabilidade
KOOLSITE fornece o SERVIÇO com um grau razoável de conhecimento, cuidado e qualidade profissional, mas não garante que este serviço funcione de forma ininterrompida, livre de erros ou a capacidade dos mesmos de satisfazerem as necessidades do cliente, o SERVIÇO é fornecido «TAL COMO ESTÁ». Ficam excluídas todas, expressa e implícitas garantias ou condições não estabelecidas nestes termos e no acordo de adesão ao SERVIÇO, incluindo perda de lucros, perda ou corrupção de dados, ou interrupção do negócio.
Modificações
KOOLSITE reserva-se o direito de modificar estes termos em qualquer momento e estabelecer novos termos ou condições em relação com a utilização do SERVIÇO. Tais modificações lhe serão comunicados oportunamente e de serem aceites, surtirão efeitos imediatos. Caso não sejam aceites, KOOLSITE terá o direito de suspender o fornecimento do SERVIÇO.